Căn cứ Công văn số 101/SNV-CCHC&VTLT, ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Sở Nội vụ về việc triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long. Ngày 27/02/2023, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Tam Bình ban hành Kế hoạch số 22 /KH-UBND và yêu cầu các cơ quan ban, ngành huyện và các xã – thị trấn xây dựng và tổ chức, triển khai thực hiện tốt kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 như sau:
Tiếp tục tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 06/4/2020 của UBND tỉnh về tăng cường chấn chỉnh chỉ đạo công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long. Các văn bản hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan ban, ngành huyện và các xã - thị trấn, cán bộ, công chức, viên chức thông qua các cuộc tập huấn, cuộc họp cơ quan, trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị.
Chủ động rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới thay thế kịp thời các quy định về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị.
Kiện toàn tổ chức, bộ máy theo hướng tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả; bố trí đủ nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ; Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ do tỉnh tổ chức.
Phòng Nội vụ thực hiện kiểm tra và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan ban, ngành huyện và các xã – thị trấn. UBND huyện Tam Bình tăng cường chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan ban, ngành huyện và các xã - thị trấn tập trung vào các nội dung sau: Công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; ban hành kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư tại đơn vị như: quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản điện tử, việc quản lý văn bản điện tử và tài liệu điện tử; quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; Việc bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu, việc thu thập chỉnh lý tài liệu tồn đọng của cơ quan và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Thực hiện việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thực hiện chế độ báo cáo 6 tháng, báo cáo năm và báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TTBNV ngày 06 tháng 3 năm 2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.
Bên cạnh đó công tác quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan được quy định như sau: Công chức, viên chức thực hiện nghiêm công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, chấm dứt tình trạng hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc không được lập hồ sơ, không giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan dẫn đến hồ sơ, tài liệu tồn đọng, tích đống; Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo quy định tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định; Sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong việc lập và lưu trữ hồ sơ điện tử.
Ngoài ra cần hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ: Thực hiện chức năng lập hồ sơ lưu trữ điện tử, lưu trữ cơ quan trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành nhằm tạo cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị phục vụ lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Các cơ quan, đơn vị chủ động bố trí kinh phí hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét cấp kinh phí theo quy định, để thực hiện: Bố trí đầu tư kinh phí cho việc xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ cơ quan đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định; chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống ẩm ướt và nấm mốc, côn trùng tại kho lưu trữ cơ quan; Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, đầu tư thiết bị phục vụ quản lý, bảo quản tài liệu giấy, tài liệu điện tử.
K.Hoàng